Het bestuursakkoord "Met lef & liefde voor Deventer" spreekt over grote kansen en uitdagingen op het gebied van werk, duurzaamheid, zorg, evenementen en samen leven. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk organiseert rond deze opgaven. Een organisatie die goed functioneert, die zowel robuust is als wendbaar. Daarover gaat het programma Bedrijfsvoering.
We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. De rol die we daarbij innemen (faciliterend, regulerend, uitnodigend of handhavend) hangt af van het maatschappelijke vraagstuk. De organisatie kent een verdeling van taken en verantwoordelijkheden, maar treedt naar buiten toe als één geheel op. De organisatie is er op gericht een optimale connectie te maken met de buitenwereld. En zorgt ervoor dat maatschappelijke vraagstukken snel en effectief worden opgepakt.
We willen een organisatie zijn waar de medewerkers met trots en plezier werken. Dat doen we in duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut. In een organisatie waar integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. Waar we sturen op basis van vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger en met korte beslislijnen. En volgens de kernwaarden zorgzaam, verantwoordelijk, open en durf.
Inwoners en ondernemers verwachten dat we onze informatievoorziening op orde hebben. Tot de basis daarvan behoort het borgen van privacy en informatieveiligheid. Ook vraagt dit om een gemeentelijke organisatie die datagedreven werkt.
Er is een sterke focus op de financiële soliditeit van de gemeente. Op www.hetgeldvan.deventer.nl zijn begroting en andere financiële stukken volledig digitaal beschikbaar. Besturen betekent vooraf kaderen, vervolgens het goede handelen en achteraf verantwoorden. De gemeente Deventer wil graag laten zien dat zij in control is. Zo verantwoorden we open en transparant aan onze inwoners wat we voor de gemeenschap hebben gedaan. Control is daarmee een essentieel onderdeel voor de gemeente om succesvol te zijn.
Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, de gemeentelijke belastingen, de ICT, de facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer. Continu innoveren is op alle percelen het uitgangspunt.
Meer informatie
Verzuim
Verzuim
Jaar | Ziekteverzuim in % | Meldingsfrequentie |
2016 | 5,33% | 0,98 |
2017 | 4,77% | 0,84 |
2018 | 4,78% | 1,03 |
2019 | 5,42% | 1,00 |
Norm 2020 | 4,60% | 1,10 |
1e kwartaal 2020 | 5,49% | 1,01 |
Het verzuimpercentage in het eerste kwartaal 2020 bedraagt 5,49% en is na genoeg gelijk aan 2019 (5,42%). Het percentage ligt daarmee boven de organisatiedoelstelling van 4,6% en nu ook boven de norm van de 25% beste scorende gemeenten in dezelfde grootteklasse (5,3%). Hoog ziekteverzuim (>8%) is er bij teams DOWR Belastingen, Regiemanagers, IO en OV. Over het algemeen wordt het percentage beïnvloed door een beperkt aantal medewerkers die langdurig ziek zijn. De aanpak van verzuim blijft onder de aandacht van directie en management. Specifiek is er aandacht voor uitval door psychosociale arbeidsbelasting, waarbij de combinatie van privéomstandigheden en werk speelt. De meldingsfrequentie (hoe vaak medewerkers gemiddeld per jaar verzuimen) is 1,01 en ligt onder de norm van 1,1.
Inhuur
Inhuur
(bedragen x €1.000) | |||||
Realisatie | Begroot | Prognose | |||
Soort inhuur | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 1e kwartaal 2020 |
Inhuur vaste formatie | 1.204 | 1.685 | 1.703 | 1.800 | 2.875 |
Inhuur extra capaciteit | 3.979 | 4.473 | 4.308 | 3.700 | |
Inhuur specifieke deskundigheid | 2.523 | 2.382 | 1.994 | 2.500 | |
Vervanging ziekte/zwangerschap | 514 | ||||
Piekbelasting | 945 | ||||
Speciale projecten | 3.451 | ||||
Totaal | 7.706 | 8.540 | 8.005 | 8.000 | 7.785 |
De prognose is opgebouwd uit een overzicht van gerealiseerde inhuurkosten en verplichtingen op basis van lopende contracten. Voor de tweede helft van het jaar is een voorlopige aanname gemaakt van nog te verlengen of aan te vullen inhuur. De coronacrisis kan leiden tot onvoorziene aanpassingen van de inhuurprognose. Tot op heden (begin mei) zijn er geen signalen dat de coronacrisis substantieel effect heeft op het inhuurvolume.
De inhuurkosten komen in 2020 naar verwachting iets lager uit dan 2018 en 2019. In toenemende mate wordt waar mogelijk inhuur vervangen door dienstverbanden.
In het eerste kwartaal 2020 zijn 7,33 fte (8 medewerkers) voormalige inhuurkrachten in gemeentelijke dienst aangenomen. In de tabel is de registratie van inhuur anders dan voorheen omdat de extra capaciteit en specifieke deskundigheid vaak door elkaar heen liepen en niet altijd zuiver werden geregistreerd. Dit omdat het ook niet altijd helder was. De nieuwe indeling geeft een beter beeld waarom ingehuurd wordt.
Formatie en bezetting
Onderstaande tabel geeft de formatie, de bezetting en de vacatureruimte weer, exclusief bovenformatieve medewerkers en medewerkers van het Deventer Groenbedrijf:
FTE | Begroting | 1e kwartaalrapportage | Verschil B/1e kwartaal |
Formatie | 706,89 | 723,89 | 17,00 |
Bezetting | 701,42 | ||
Vacatureruimte | 22,47 |
De formatie is sinds de primaire begroting met 17,0 fte toegenomen.
Belangrijkste toename betreft omzetten inhuur payroll Publiekscontacten in formatie (4,5 fte) en omzetten inhuur projectcontroller en projectleiding naar formatie bij PRO (3 fte).
Door het decentraliseren van het generatiepactbudget is 4,62 fte geblokkeerde loonsom weer toegevoegd aan de formatie van teams.
De bezetting is sinds de 3e kwartaalrapportage 2019 met 17,75 fte toegenomen van 683,67 naar 701,42 fte.
Soort wijziging
Status
Doelstelling - We werken datagedreven en met een eigentijdse informatievoorziening
We werken digitaal. We ontwikkelen ons naar een datagedreven organisatie. Met onze informatiehuishouding kunnen we efficiënt en integraal werken. Onze proces- en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van technische mogelijkheden en innovaties.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
We voeren pilots uit volgens de landelijke Common Ground methode.
We stellen een gemeentebrede visie met programma op datagedreven werken vast.
We hebben een werkend datawarehouse.
Doelstelling - We werken met hoofd, hart en handen voor Deventer
We zijn een lerende organisatie; hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit. Onze proces en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van de huidige en toekomstige innovaties en technische mogelijkheden, zoals Common Ground.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
We dragen met elkaar zorg voor een efficiënte en adequate bedrijfsvoering met een maximaal overheadpercentage van 8% (conform BBV).
Medewerkers waarderen de gemeentelijke dienstverlening met minimaal een 7.0.
We verduurzamen onze mobiliteit en ons wagenpark.
We maken een plan voor verbetering van de digitale vaardigheden van management en medewerkers en voeren dit uit (We investeren in (digitale) kennis in de keten).
Doelstelling - We zijn een flexibele en wendbare organisatie
Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit. We zijn een lerende organisatie, hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. We zijn een aantrekkelijke werkgever. We werken met vitale professionals in een eigentijdse, digitale en inclusieve werkomgeving. Daarmee zijn we open, verantwoordelijk, zorgzaam en met durf.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
We moderniseren onze arbeidsmarktcommunicatie en werving, met aandacht voor inclusiviteit en diversiteit.
We ontwikkelen vernieuwende samenwerkingsvormen tussen bestuurder, organisatie en OR en werken daarmee aan directe en indirecte medezeggenschap.
We moderniseren de huisstijl van de gemeente Deventer.
We managen en realiseren duurzame huisvesting, services en facilitaire middelen die moeten bijdragen aan een doeltreffende, doelmatige, flexibele en creatieve verwezenlijking van de doelen in een steeds veranderende omgeving.
Doelstelling - We hebben een solide bedrijfsvoering
We zijn financieel robuust en hebben een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening. We werken met vitale professionals in een eigentijdse werkomgeving. Daarmee zijn we slagvaardig, betrouwbaar en transparant.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
We ontwikkelen de kwartaalrapportages door.
We voldoen voor 95% aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheden)
We maken een BCM (Business Continuity Management) plan om tegen bedreigingen weerstand te bieden en hier effectief op te kunnen reageren.
We maken een opzet voor solide contractbeheer en voeren een contractmanagementsysteem in.
Wijzigingen deze periode
Omschrijving | Taakveld | Soort afwijking | |
---|---|---|---|
Verzekeringen | 0.4 overhead | Autonome afwijking | |
De premie voor de aansprakelijkheidsverzekeringen van bedrijven is in 2020 fors gestegen. Dit betekent dat het begrote bedrag voor deze verzekeringen stijgt van €178.300 naar €362.000. Dat de premies stijgen heeft voor een groot deel te maken met de overspannen verzekeringsmarkt. De eerder gesignaleerde trend dat verzekeraars zich terugtrekken uit de gemeentelijke markt, zet door. Daarnaast is het aantal claims de afgelopen jaren fors gestegen. Dit laatste heeft te maken dat het laagdrempelig is om een claim bij de gemeente neer te leggen. Ook is er meer aandacht in de media voor claims. Het is daarbij op dit moment onduidelijk wat de Coronacrisis in dit verband gaat betekenen. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
Biebquestruimte | 0.4 overhead | Nieuw beleid | |
In het kader van het optimaliseren van de werkomgeving in het stadhuis wordt de huidige biebquest ruimte getransformeerd tot afgesloten ruimte waar medewerkers kunnen werken en/of overleggen. Hiermee voorzien we in de toenemende behoefte om geconsenteerd of meer projectmatig te werken. Deze ruimte behoort tot de ‘vlek’ van team F&C die in de loop van dit jaar naar domein 1D verhuist. Het exacte gebruik wordt nog nader afgestemd met team F&C. Om deze ruimte voor het beoogde doel te gebruiken wordt deze ruimte afgesloten en is het noodzakelijk bouwkundige- installatietechnische technische aanpassingen te doen. De verwachting is dat de biebquest ruimte nog voor de zomer gereed is. Voorgesteld wordt om het budget wat over is van de stadsetalage in te zetten voor dit doel.De investering op stadsetalage (€58.000) wordt ingezet voor investeringen ruimte biebquest. Per saldo 0 (dekking binnen bestaande kapitaalslasten). Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Proceskosten Bezwaar en beroep | 0.4 Overhead | Autonome afwijking | |
De laatste jaren nemen de proceskosten voor bezwaar en beroep toe. Dit wordt met name veroorzaakt door WOZ-bureautjes, die namens particulieren hun WOZ-waarde aanvechten. De stijgende kosten kunnen niet meer binnen de exploitatie worden opgelost en bedragen structureel €70.000 per jaar. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
Uitvoeringsplannen Informatievoorziening | 0.4 overhead | Autonome afwijking | |
De vijf Uitvoeringsplannen Informatievoorziening (Dienstverlening, Bedrijfsvoering, Sociaal, Fysiek en Openbare Orde en Veiligheid) zijn de uitwerking van het Strategisch Informatieplan (STiP). In de plannen staat een overzicht van projecten voor 2021 en de financiële vertaling daarvan. Hierbij is de volgende prioritering gehanteerd: prioriteit 1 = Wettelijk noodzaak (autonome ontwikkeling)prioriteit 2 = Noodzakelijk voor de opgave van het domeinprioriteit 3 = Wens. Het grootste deel van de kosten is incidenteel en nog niet gedekt. Voor prioriteit 1 bedragen de uitvoeringskosten voor Deventer €64.500 in 2020 en €723.150 in 2021 (alles incidenteel). Deze kosten kunnen nog iets hoger uitvallen, wat afhankelijk is van de uitkomst van de aanbesteding applicaties sociaal domein. Maximaal kan dit met €220.000 toenemen. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
Informatieveiligheid Back-up venster BIO | 0.4 overhead | Risico | |
De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is met ingang van 1 januari 2020 ingevoerd. Deze stelt andere eisen aan de back-up van bestanden dan voorheen. In plaats van 1 jaar moeten bestanden nu 7 jaar bewaard worden. Met de softwareleverancier wordt gekeken of de bewaartermijn naar 5 jaar kan worden teruggebracht. Als dit niet lukt zullen we DOWR-breed €60.000 aan kosten maken. Voor Deventer betekent dit €39.000. Bij de 2e kwartaalrapportage zal meer duidelijk zijn over de bewaartermijnen en ook om welk bedrag het uiteindelijk zal gaan. Dekking: Dekking (nog) niet van toepassing | |||
Corona effecten op ICT | 0.4 overhead | Corona-effect | |
Vanwege de corona uitbraak heeft DOWR-i een aantal faciliteiten uitgebreid:<ul><li>extra softtokens (€5.000)</li><li>huur beeldschermen / laptops / toetsenborden (€15.000)</li><li>Webinar Skype voor bedrijven (€2.200). Op verzoek van de DOWR-directies is de uitrol van Microsoft Teams light naar voren gehaald. Dit betekent extra kosten voor snelle implementatie (€5.000) en, daarmee samenhangend, uitstel van het project Samenwerken in de Cloud (SIC) (€15.000)</li><li>Vanwege corona is er een Taskforce opgericht waarin een externe (projectleider) en meerdere medewerkers van DOWR-I zitting hebben. Deze extra kosten hiervoor bedragen €25.000.</li></ul> Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
Technische wijziging | Diverse | Overige afwijking | |
De cijfers in de programma’s worden ook aangepast naar aanleiding van technische wijzigingen. Zie voor nadere informatie de bijlage. |
Exploitatie
(bedragen x€1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Lasten | 34.094 | 1.295 | 35.389 | 1.212 | 36.601 |
Baten | 8.203 | 163 | 8.366 | 460 | 8.826 |
Saldo | -25.891 | -1.132 | -27.023 | -751 | -27.775 |
Exploitatie: Specificaties wijzigingen deze periode (bedragen x €1.000)
Onderwerp | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |
Corona effecten op ICT | Lasten | 67 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Proceskosten Bezwaar en beroep | Lasten | 70 | 70 | 70 | 70 | 70 |
Technische wijziging | Lasten | 827 | 880 | 876 | 876 | 876 |
Uitvoeringsplannen Informatievoorziening | Lasten | 64 | 723 | 0 | 0 | 0 |
Verzekeringen | Lasten | 184 | 184 | 184 | 184 | 184 |
Totaal lasten | 1.212 | 1.857 | 1.130 | 1.130 | 1.130 | |
Technische wijziging | Baten | 460 | 73 | 73 | 73 | 73 |
Totaal baten | 460 | 73 | 73 | 73 | 73 | |
Saldo | -751 | -1.784 | -1.057 | -1.056 | -1.056 |
Reserves(bedragen x€1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Storting in reserves | 1.042 | 40 | 1.082 | -40 | 1.042 |
Putting uit reserves | 979 | 1.096 | 2.075 | 51 | 2.126 |
Saldo | -63 | 1.056 | 994 | 91 | 1.084 |
Investeringen(bedragen x€1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Uitgaven tlv investeringen | 1.876 | 498 | 2.374 | 0 | 2.374 |
Inkomsten tgv investeringen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Saldo | -1.876 | -498 | -2.374 | 0 | -2.374 |
Exploitatie (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2020 | 34.094 | 8.203 | -25.891 | |
3e kwartaalrapportage 2019 | 371 | -25 | -396 | ||
Budgetoverheveling Jaarrekening 2019 | 924 | 188 | -736 | ||
Totaal programma | 35.389 | 8.366 | -27.023 | ||
Reserves (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2020 | 1.042 | 979 | -63 | |
3e kwartaalrapportage 2019 | 40 | 360 | 320 | ||
Budgetoverheveling Jaarrekening 2019 | 0 | 736 | 736 | ||
Totaal programma | 1.082 | 2.075 | 993 | ||
Investeringen (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2020 | 1.876 | 0 | -1.876 | |
4e kwartaalrapportage 2019 | 498 | 0 | -498 | ||
Totaal programma | 2.374 | 0 | -2.374 |
1e kwartaal
Naam | Taakveld | Voortgang | Stand van zaken | |
Aanpassingen werkomgeving incl. receptie | 0.4 | Op koers | ||
ICT - Roadmap | 0.4 | Op koers | Roadmap bevat upgrades en vervangingen die over meerdere jaren zijn geprognosticeerd. | |
ICT middelen / AV middelen vergaderruimtes | 0.4 | Op koers | ||
Inrichting kelder | 0.4 | Op koers | wordt in 2020 uitgevoerd | |
Inrichting Stadsetalage (SHK) | 0.4 | Op koers | Er zal nog een pantry- en toiletvoorziening worden aangebracht in de Stadsetalage. | |
Optimalisatie huisvesting (SHK) | 0.4 | Op koers |